Document Management
Qu’est-ce que le DMS?
Le nombre de flux d’informations et de documents a fortement augmenté, ces dernières années, au sein des organisations. Dans un futur proche, cette tendance se confirmera et s’amplifiera sensiblement. Cette masse croissante de documents rend toujours plus difficile la mise à disposition en temps voulu des informations qui y sont contenues. Les systèmes de gestion documentaire offrent une solution à cette problématique.
Un système de gestion documentaire (DMS) automatise la gestion des documents de manière à garantir une disponibilité optimale des documents et des informations qui y sont consignées. Cela signifie que les précieuses informations qu’ils contiennent sont disponibles au bon moment, au bon endroit et pour les bonnes personnes.
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Pourquoi implémenter un DMS dans votre organisation?
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Un système de gestion documentaire donne accès, de la manière la plus simple qui soit, à toutes les informations consignées dans des documents. Les documents peuvent être consultés de manière permanente et n'importe où, par le biais du réseau d’entreprise, par quiconque y ayant accès (en interne ou en externe). Les modifications et adjonctions sont immédiatement disponibles tandis que tous les utilisateurs sont constamment tenus au courant du statut des documents. Il n’y a donc plus matière à s’interroger sur la version d’un document: tout le monde travaille avec la même version, la plus actuelle, tant et si bien que méprises et erreurs de communication sont désormais exclues. |
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La traçabilité rapide des documents, la consultation aisée et l’élimination des manipulations typiques de documents papier permettent un gain de temps. Sans parler d’autres avantages spécifiquement liés à chaque organisation.
Ad Ultima intègre le DMS avec Microsoft Dynamics AX
Chez Ad Ultima, le Document Management System porte le nom Enterprise Document Management (EDM). L’intégration réalisée avec Microsoft Dynamics AX permet, par le biais de techniques de scanning et d’OCR, d’extraire les informations utiles des documents et, après validation, de compléter automatiquement les champs dans Microsoft Dynamics AX.
