Documentenbeheer bedrijfssoftware - Documentenbeheer software voor bedrijven

Het aantal informatiestromen en documenten binnen organisaties is de laatste jaren fors toegenomen. Deze trend zal zich in de nabije toekomst in sterke mate voortzetten. Door dit steeds grotere aanbod van documenten wordt het tijdig beschikbaar hebben van de in deze documenten vastgelegde informatie steeds moeilijker. De oplossing hiervoor wordt geboden door document management systemen.

Met een document management systeem (DMS) wordt het beheer van documenten zodanig geautomatiseerd, dat een optimale beschikbaarheid van documenten en daarin vastgelegde informatie gegarandeerd kan worden. Dat wil zeggen dat de waardevolle informatie op het juiste moment, op de juiste plaats en bij de juiste personen beschikbaar is.

 

Waarom DMS in uw organisatie?

Een document management systeem biedt op de meest eenvoudige manier toegang tot alle in documenten vastgelegde informatie. Via het bedrijfsnetwerk zijn documenten doorlopend voor iedereen die daarvoor toegang heeft (intern of extern) vanaf iedere plaats te raadplegen. Wijzigingen en aanvullingen zijn direct beschikbaar en de status van documenten is voor iedereen doorlopend bekend. Er is daarom geen discussie meer over de versie van een document: iedereen werkt met dezelfde meest actuele versie, zodat misverstanden en miscommunicatie uitgesloten kunnen worden.

 

De snelle traceerbaarheid van documenten, het eenvoudige raadplegen ervan en het voorkomen van alle handelingen die aan papieren documenten verbonden zijn, besparen veel tijd. Per organisatie gelden er aanvullend hierop nog diverse andere voordelen.

 

 

Het Document Management System staat bij Ad Ultima bekend als Enterprise Document Management (EDM). Door de integratie met Microsoft Dynamics AX wordt de nuttige informatie via scanning en OCR uit de documenten geëxtraheerd en worden de juiste velden binnen Dynamics AX na validatie automatisch ingevuld.

 

Wilt u meer weten over:   Document Management Enterprise Document Management