7 tips voor een succesvolle implementatie

Men zegt weleens dat de overstap naar een nieuwe bedrijfsoplossing vergelijkbaar is met een openhartoperatie. De keuze die u maakt, bepaalt mee de toekomst van uw onderneming en het project dient dan ook met voldoende ernst te worden aangepakt. Hier volgen enkele tips die als leidraad kunnen dienen:

1. Onderschat uw eigen bedrijfsprocessen niet

Schenk niet teveel aandacht aan de technologie, maar focus op uw bedrijfsprocessen. Laat die grondig in kaart brengen en bekijk samen met uw implementatiepartner hoe ze in de nieuwe oplossing vertaald worden en hoe u ze nog efficiënter kunt maken. Beoordeel samen of het toepasbaar, maar nog belangrijker, goed werkbaar is.

2. Kies voor een toekomstgerichte oplossing

Tijdens uw zoektocht dienen zich miscschien tientallen oplossingen aan die allemaal aan uw huidige functionele eisen voldoen. U maakt echter een keuze voor de komende 7 à 10 jaar; overtuig u er dus van dat de nieuwe oplossing voldoende garanties biedt om mee te evolueren met uw organisatie. Vergeet echter niet dat het succes afhangt van de functionaliteit van de software en de kwaliteit van de partij die het implementeert.

3. Maak voldoende tijd vrij voor het project

Een implementatie van ERP software doe je er niet ‘even’ bij. Stel een sterk projectteam aan en kies enkele sleutelmedewerkers die intensiefbij de implementatie zullen betrokken worden. Deze sleutelmedewerkers moeten beschikbaar zijn bij de analyse en definitie van procedures en zullen regelmatig documenten (facturen, rapporten) aanleveren. In een latere fase spelen zij een belangrijkerol bij de invoer en conversie van gegevens.

4. Durf prioriteiten te bepalen

De nieuwe software voldoet grotendeels aan uw eisen, maar kan meestal nog veel meer. De verleiding is soms groot om ineens te veel te willen, met een langdurige implementatie tot gevolg. Bepaal goed op voorhand uw prioriteiten en faseer de implementatie: eerst de echte noden, daarna de optimalisatie.

5. Ondersteuning door het management

Elke bedrijfsoplossing heeft een immense impact op de dagelijkse werking van uw organisatie en de implementatie vergt veel van uw medewerkers. Daarom is het cruciaal dat het volledige managementeam achter het project staat en dezelfde verwachtingen deelt.

6. Besteed aandacht aan een goede opleiding

Het nieuwe systeem zal pas opbrengen wanneer alle medewerkers de oplossing optimaal gebruiken. Besteed daarom voldoende tijd an de opleiding van de gebruikers; deze investering haalt u er immers achteraf meer dan voldoende uit.

7. En dan begint het pas ...

Om echt rendement te halen uit uw implementatie, moet u uw systeem blijvend optimaliseren: verdere benutting van de aanwezige functionaliteit, aanpassing van de bedrijfsprocessen en bovenal continu investeren in de kennis van het systeem.